Bilthoven | mbo+ | 24 - 32 uur | € 3.113 - € 4.383 | Reageer direct! Uiterlijk 31 augustus

Ben jij een ervaren, enthousiaste assistent/secretaresse die samen met collega’s het verschil wil maken? Wij zoeken drie collega’s voor het bestuurssecretariaat, elk met een eigen focus. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en werkt nauw samen met diverse teams.

Secretaresse burgemeester en kabinetszaken (=duobaan): 24 uur
Samen met de huidige collega vorm je een duo met gelijkwaardige taken en verantwoordelijkheden. Jullie zorgen samen voor secretariële ondersteuning aan de burgemeester. Deze werkzaamheden omvatten onder andere het agendabeheer van de burgemeester en het oppakken of uitzetten van acties uit zijn mailbox. Tevens treed je op als contactpersoon voor inwoners met vragen. Daarnaast verdelen jullie onderling de kabinetszaken. Denk daarbij aan werkzaamheden als het coördineren van Koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen, het (mede-)organiseren van evenementen zoals jaarlijkse herdenkingen en vieringen en het coördineren/organiseren van bezoeken door de burgemeester aan jubilarissen. Ook ben je budgetbeheerder en maak je verplichtingen aan. Je werkt nauw samen met Team Facilitair en bent hun vraagbaak met betrekking tot de evenementen.

Secretaresse wethouder en strategisch manager: 24 uur
In deze rol verzorg je de secretariële ondersteuning voor één van onze vier wethouders en één van onze drie strategisch managers. Je zorgt ervoor dat hun agenda’s gestructureerd, vlot en soepel verlopen en regelt waar nodig facilitaire zaken. Verder draag je bij aan acties binnen het proces van bestuurlijke besluitvorming. Je komt terecht in een fijn en hulpvaardig team met een gezamenlijke drive voor hoge kwaliteit van dienstverlening. Je vormt met een vaste collega elkaars achtervang bij afwezigheid.

Secretaresse gemeentesecretaris en directeur bedrijfsvoering: 28-32 uur
In deze rol verzorg je de secretariële ondersteuning voor onze tweehoofdige directie: de gemeentesecretaris en directeur bedrijfsvoering. Je zorgt ervoor dat hun agenda’s gestructureerd, vlot en soepel verlopen en regelt waar nodig facilitaire zaken. Verder draag je bij aan acties binnen het proces van bestuurlijke besluitvorming. Je komt terecht in een fijn en hulpvaardig team met een gezamenlijke drive voor hoge kwaliteit van dienstverlening. Je vormt met een vaste collega elkaars achtervang bij afwezigheid.

Jouw team
Je gaat deel uitmaken van het team BMO: Bestuurs- en Managementondersteuning. BMO ondersteunt de burgemeester, wethouders, directie en strategisch managers. Het is een enthousiast team waarin hard wordt gewerkt, maar ook graag wordt gelachen. We worden samen steeds beter en zetten wezenlijke stappen in de professionalisering van onze dienstverlening. Samenwerken en structuur vinden we belangrijk, zodat iedereen de taken goed kan uitvoeren. We helpen en vervangen elkaar waar nodig en jouw inbreng en ervaring is van harte welkom!

Wat neem je mee?
Je bent een ervaren topondersteuner die snel kan schakelen en altijd het overzicht behoudt. Je communiceert makkelijk en stelt je flexibel en open op, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, denkt proactief mee én vooruit. Je bent politiek sensitief en in staat om voor jezelf én voor degenen die je ondersteunt de juiste prioriteiten te stellen.
Met jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding te leggen met het team en de rest van de organisatie.

• Je hebt minimaal een aantal jaar ervaring als ondersteuner, assistent of secretaresse voor management, directie of bestuur op mbo+ niveau.
• Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pre. Ervaring bij een gemeente of provincie is een extra pre, maar niet noodzakelijk.
• (Specifiek voor de functie secretaresse van de burgemeester geldt dat eerdere ervaring in een vergelijkbare rol een pre is, maar ook hier niet noodzakelijk.)
• Natuurlijk ben je digitaal vaardig en bij voorkeur al bekend met de systemen die gebruikt worden, zoals Outlook, Teams en een zaaksysteem.

Wat bieden wij?
Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. We ontmoeten elkaar wekelijks in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Deels thuiswerken is in overleg mogelijk, met als richtlijn maximaal 1 dag per week. Je krijgt 275 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 3.113 tot maximaal € 4.383 (Schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 april 2025).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsvereniging.
• 201,6 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek.
• Opleidingsmogelijkheden onder andere via ons eigen leerportaal.

Interesse?
Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer dan meteen! Wij ontvangen jouw motivatiebrief en cv graag. De vacature sluit op zondag 31 augustus aan het einde van de dag, maar wij houden de mogelijkheid open om met goede kandidaten eerder in gesprek te gaan.

Laat in je brief ook weten naar welke van de drie functies je voorkeur uitgaat en per wanneer je beschikbaar bent. Richt je brief aan Sarah Rietman, Kwartiermaker Bestuurssecretariaat.

De gesprekken vinden plaats op onderstaande momenten; wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden.

• Secretaresse burgemeester en kabinetszaken. Eerste gesprek: maandagochtend 8 september. Tweede gesprek: donderdagochtend 11 september.
• Secretaresse wethouder en strategisch manager. Eerste gesprek: donderdagochtend 4 september. Tweede gesprek: dinsdagmiddag 9 september.
• Secretaresse gemeentesecretaris en directeur bedrijfsvoering. Eerste gesprek: woensdagochtend 3 september. Tweede gesprek: maandagmiddag 8 september.

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Neem contact op met Sarah Rietman, Kwartiermaker Bestuurssecretariaat, via s.rietman@debilt.nl of 06-18864307. Tijdens haar vakantie van 19 juli tot 2 augustus en van 16 tot 23 augustus kun je contact opnemen met Anoushka Helsdingen, sr. HR-businesspartner, via a.helsdingen@debilt.nl of 06-24334981.

Zo werkt het in De Bilt?
Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen?

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Meer weten? Lees ons organisatieverhaal!

Tenslotte
We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt in onze organisatie. Daarom verwelkomen we diversiteit in onze organisatie. Of dat nu gaat om verschil in achtergrond, leeftijd, geaardheid, arbeidsbeperking of anderszins. Verschillen tussen collega’s geven variatie in bijvoorbeeld kennis, ervaring en kwaliteiten. Zo kunnen we het werk in, met én voor onze gemeente nog beter doen.

Delen? Ja graag!

Acquisitie? Nee, bedankt.